⌕Meniu

Dosarul de personal electronic și arhivarea

Dosarul de personal poate fi organizat electronic, iar alegerea semnăturii avansate sau calificate pentru actele contractului atrage obligația dosarului electronic, cu arhivarea legală. [2] Statele de salarii au termenul contabil de 5 ani, cu începutul calculului la 1 iulie după anul închiderii exercițiului financiar relevant. [23] Păstrarea electronică a documentelor contabile beneficiază de reguli specifice, inclusiv posibilitatea listării. [24]

ACTUALIZAT
TIMP DE CITIRE
7 minute
CATEGORIE
Administrarea personalului
Cuprins · 10 secțiuni
  1. 01Cui se adresează
  2. 02Când pot păstra electronic dosarul de personal
  3. 03Documentul semnat electronic și copia scanată
  4. 04Cât timp se păstrează statele de salarii
  5. 05Pontaje și state păstrate exclusiv electronic
  6. 06Cum organizez arhiva și verific soluția aleasă
  7. 07Accesul la arhivă, copiile și cererile de ștergere
  8. 08Termene și repere
  9. 09Lista ta de pași
  10. 10Surse și trimiteri

Cui se adresează

✓ SE APLICĂ DACĂ

  • Angajatori privați cu salariați încadrați prin contract individual de muncă

  • Dosare de personal, evidența timpului și documente justificative pentru salarii

✕ NU ACOPERĂ

  • Regimul arhivelor proprii ale autorităților și instituțiilor publice

  • Documente clasificate și păstrarea permanentă pentru cercetare istorică

  • Dosarul tehnic de acreditare a unui furnizor și lista exhaustivă a anexelor pentru aprobarea sistemului

  • Reconstrucția drepturilor de pensie sau soluționarea unui litigiu individual

Când pot păstra electronic dosarul de personal

Da. Pentru angajatorul privat, păstrarea electronică a documentelor de personal este permisă cu respectarea regulilor de semnare și arhivare. Dacă părțile aleg semnătura electronică avansată sau calificată pentru încheierea, modificarea, suspendarea ori încetarea contractului individual de muncă, angajatorul trebuie să întocmească dosarul de personal electronic și să îl poată prezenta inspectorilor de muncă. [2] [9]

Dosarul fiecărui salariat cuprinde cel puțin actele necesare angajării, contractul, actele adiționale, actele privind modificarea, suspendarea și încetarea raportului, documentele de studii sau calificare și dovezile care justifică înregistrările. Angajatorul îl păstrează în condiții corespunzătoare la sediul competent și îl prezintă la control. [3] [1]

În consecință, un extras din Registrul general de evidență a salariaților (REGES) ori un tabel cu datele salariatului nu înlocuiește actele din dosar. Nici permisiunea de a ține electronic copia contractului la locul de muncă nu rezolvă, singură, arhivarea originalului: copia are o funcție separată și este păstrată de persoana desemnată, cu respectarea confidențialității. [37] [13]

Pentru documentele necesare înainte de începerea activității, vezi Angajarea și prima zi de lucru: contract, documente și verificări — pașii angajatorului.

Documentul semnat electronic și copia scanată

Pentru actele privind încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractului, Codul muncii permite alegerea semnăturii avansate ori calificate. Angajatorul nu poate obliga candidatul sau salariatul să facă această alegere. Părțile folosesc același tip, în sensul alternativei semnătură olografă sau electronică prevăzute de Cod. Pentru celelalte înscrisuri din relația de muncă, opțiunea angajatorului se organizează în condițiile regulamentului intern și/sau ale contractului colectiv aplicabil. [7] [10] [11] [8]

Legea nr. 214/2024 stabilește cadrul general, aplicabil în măsura în care legile speciale nu reglementează distinct utilizarea și efectele semnăturii. La alegerea soluției pentru contract, verifică deci regula specială din Codul muncii. Valabilitatea semnăturii se apreciază la momentul semnării; simpla expirare ulterioară a certificatului nu invalidează documentul. [28] [7] [29]

În regimul Legii nr. 135/2007, primirea în arhivă cere semnarea avansată sau calificată de către titularul dreptului de dispoziție. Fiecare document are fișa de arhivare prevăzută de lege. Pentru documentul obținut prin conversie, fișa identifică și proprietarul și locul originalului, metoda, echipamentul și programul folosite. [25] [26] [27]

Rezultă că simpla scanare nu este suficientă pentru a trata orice copie ca original și a distruge hârtia. Păstrează distinct fișierul semnat și copia de consultare, documentează conversia și aplică procedura legală de selecționare înaintea eliminării originalelor. Acestea sunt măsuri practice deduse din regulile de arhivare și de scoatere din evidență. [36] [31]

Cât timp se păstrează statele de salarii

Termenul contabil este de 5 ani, calculat de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar în care au fost întocmite statele. Această regulă din art. 25 al Legii nr. 82/1991 include expres statele de salarii. Codul muncii trimite păstrarea statelor și a celorlalte dovezi ale plății la condițiile și termenele actelor contabile. [23] [17]

Exemplu de calcul: pentru un stat întocmit în exercițiul financiar încheiat la 31 decembrie 2026, perioada începe la 1 iulie 2027, iar pragul de cinci ani este 1 iulie 2032. Exemplul aplică regula calendaristică și presupune această dată de închidere a exercițiului; nu autorizează distrugerea automată la prag. [35] [31]

Înainte de eliminare, încadrează documentul în nomenclator și verifică selecționarea și aprobările cerute de legislația arhivelor. Verifică separat și necesitatea păstrării pentru o obligație legală ori pentru un drept în instanță. Același control este necesar pentru arhivele vechi; schimbarea duratei contabile nu este, singură, un proces-verbal de eliminare. [30] [31] [21] [22]

Ca regulă de organizare, nu aplica termenul statelor întregului dosar de personal. Stabilește duratele pe categorii, scopuri și obligații și documentează orice păstrare suplimentară; protecția datelor nu permite o arhivă nominativă nelimitată doar pentru că ar putea fi cândva utilă. [39] [9]

Pontaje și state păstrate exclusiv electronic

Da, cu condițiile corespunzătoare funcției documentului. Pentru pontaj, art. 119 din Codul muncii impune evidența zilnică pentru fiecare salariat, cu orele de început și de sfârșit, disponibilă la locul de muncă și la control. Textul nu impune hârtia; rezultă că o evidență electronică poate îndeplini obligația dacă păstrează aceste informații și poate fi prezentată. Un total lunar de ore nu înlocuiește evidența zilnică cerută. Pentru salariații mobili și cei cu muncă la domiciliu, condițiile evidenței se stabilesc prin acord scris, în funcție de activitatea specifică. [34] [14] [15]

Pentru documentele financiar-contabile, pct. 36 din anexa nr. 1 la Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2634/2015 permite păstrarea electronică, inclusiv după conversia din hârtie, și prevede că aplicarea Legii nr. 135/2007 nu este obligatorie în acest regim. Documentele păstrate prin sistemele informatice trebuie să poată fi listate oricând, inclusiv la cererea controlului. Această soluție acoperă statele și pontajele în calitatea lor de documente justificative contabile. [24]

Excepția contabilă trebuie aplicată în limitele sale: pentru un document care este și act juridic de personal, verifică separat cerințele sale de semnare și arhivare. Aceasta este o interpretare a domeniilor de aplicare, nu o dispensă generală pentru întregul dosar. [40] [9]

Arhivarea trebuie să păstreze și dovada plății efective către salariat: statul semnat ori alte documente justificative care demonstrează plata, potrivit art. 168. Generarea unui calcul de salariu nu demonstrează singură că suma a ajuns la persoana îndreptățită. [16]

În controlul relațiilor de muncă, actele întocmite electronic și semnate potrivit legii trebuie acceptate fără solicitarea suplimentară a formei pe hârtie. Această regulă coexistă cu cerința de a putea lista documentele financiar-contabile în condițiile normei lor speciale. [12] [24]

Cum organizez arhiva și verific soluția aleasă

Legea arhivelor cere administrarea documentelor electronice cu păstrarea autenticității, integrității și posibilității de utilizare, un sistem de management arhivistic aprobat de Arhivele Naționale, acces și modificări controlabile și databile, precum și posibilitatea exportului. Art. 27^1 trimite procedurile specifice la un ordin al ministrului afacerilor interne. Pentru implementare, identifică procedura oficială aplicabilă sistemului și situației tale. [32]

Dacă apelezi la un prestator de servicii de încredere pentru arhivare, anexa nr. 5 la Decizia Autorității pentru Digitalizarea României (ADR) nr. 162/2026 îi cere un sistem avizat tehnic de ADR ori de autorități competente din UE. Cere dovada avizului aplicabil serviciului contractat. Aceasta privește regimul prestatorului și nu trebuie confundată cu aprobarea sistemului de management arhivistic al creatorului de documente. [33] [32]

Ca verificare practică, selectează un dosar și un stat mai vechi și încearcă să le regăsești, să le deschizi, să verifici documentele și să pregătești o copie pentru control. Testează recuperarea unei copii de siguranță și accesul după plecarea persoanei care administra aplicația. Aceste teste concretizează obligația de păstrare sigură; nu reprezintă o certificare legală prin ele însele. [38] [20]

Accesul la arhivă, copiile și cererile de ștergere

Angajatorul răspunde pentru securitatea dosarelor și protecția datelor. Acordă acces numai pentru atribuțiile care necesită documentele respective și limitează datele afișate sau exportate la scopul operațiunii. O arhivă electronică accesibilă tuturor colegilor nu îndeplinește prin simpla ei existență obligația de confidențialitate. [6] [18] [20]

La cererea scrisă a salariatului sau fostului salariat, angajatorul eliberează copii din dosarul personal în 15 zile lucrătoare de la solicitare. Reprezentantul legal ori persoana împuternicită certifică aceste copii pentru conformitate cu originalul. Sistemul ales trebuie să permită îndeplinirea acestei obligații și după încetarea raportului de muncă. [4] [5]

O cerere de ștergere nu înlătură păstrarea necesară pentru o obligație legală sau pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept în instanță. În același timp, aceste excepții nu justifică păstrarea tuturor copiilor și a tuturor datelor fără termen și fără scop. Evaluează necesitatea pe categoria de document și limitează accesul în perioada de păstrare. [21] [22] [19]

Pentru distribuirea accesului și clauzele cu furnizorul, vezi Organizarea accesului la datele de personal și relația cu prestatorii. Pentru delegarea operațiunilor din registru, vezi Externalizarea administrării personalului și accesul prestatorului la REGES.

Termene și repere procedurale

REGULĂPăstrarea statelor de salarii
Interval

5 ani. [23]

De când începe

1 iulie a anului următor celui al închiderii exercițiului financiar în care au fost întocmite. [23]

Cum se aplică

Identifică exercițiul financiar al documentului, apoi anul închiderii și data de 1 iulie din anul următor; calculează perioada de cinci ani de la acea dată. [23]

Consecințe

Pragul contabil nu constituie singur aprobarea eliminării. [31]

[23][31][21][22]

EXCEPȚII ȘI LIMITE

  • Eliminarea presupune respectarea regulilor de selecționare și scoatere din evidența arhivei. [31]

  • Păstrarea necesară pentru obligații legale sau drepturi în instanță se evaluează separat. [21] [22]

REGULĂCopii din dosarul personal
Interval

15 zile lucrătoare. [4]

De când începe

Solicitarea scrisă a salariatului sau a fostului salariat. [4]

Cum se aplică

Termenul prevăzut de HG nr. 295/2025 curge de la data solicitării și este exprimat în zile lucrătoare. [4]

Consecințe

Angajatorul trebuie să organizeze eliberarea copiilor în termenul prevăzut. [4]

[4][5]

EXCEPȚII ȘI LIMITE

  • Copiile se certifică pentru conformitate cu originalul de reprezentantul legal sau persoana împuternicită. [5]

Lista ta de pași

  • Inventariază documentele cerute în dosar și identifică separat originalele semnate electronic, originalele pe hârtie și copiile de consultare. [3] [36]

  • Documentează alegerea formei de semnare fără să impui salariatului utilizarea semnăturii electronice avansate sau calificate. [10] [11]

  • Verifică evidența zilnică a orelor, cu început și sfârșit, și disponibilitatea ei la control. [14]

  • Leagă statele de documentele care dovedesc plata efectivă și verifică posibilitatea regăsirii lor. [16] [38]

  • Testează periodic recuperarea documentelor și revizuiește accesul persoanelor care și-au schimbat atribuțiile. Este o recomandare de aplicare a obligației de securitate. [38] [20]

  • Pregătește un flux pentru cererile de copii, care să permită certificarea și respectarea termenului legal. [4] [5]

De reținut

Arată cele 8 idei principale ale ghidului

  • Alegerea semnăturii avansate sau calificate pentru actele contractului impune dosarul de personal electronic, cu arhivarea legală. [2]

  • Salariatul nu poate fi obligat să utilizeze semnătura electronică avansată sau calificată pentru actele contractului. [10]

  • Copia scanată nu autorizează singură distrugerea originalului; această concluzie se deduce din regulile de conversie și scoatere din evidență. [36] [31]

  • Statele se păstrează după regula contabilă de cinci ani și începutul specific al calculului din art. 25. [23]

  • Pontajul electronic trebuie să asigure evidența zilnică și accesul la control; admisibilitatea suportului rezultă din cerințele art. 119. [34]

  • Păstrarea electronică a documentelor contabile are excepția și condițiile proprii din pct. 36; extinderea lor la orice act de personal nu este justificată. [24] [40]

  • Dovezile plății trebuie să demonstreze plata către salariatul îndreptățit. [16]

  • Dosarul electronic trebuie să permită eliberarea copiilor în termen și păstrarea securității datelor. [4] [6]

Organizarea accesului la datele de personal

Ghidul descrie regulile în vigoare la data actualizării, 18 octombrie 2026. Dacă situația ta este mai veche, unele reguli pot fi diferite.

Surse și trimiteri

  1. Sursa 1: HOTĂRÂRE nr. 295 din 27 martie 2025 privind Registrul general de evidență a salariaților - REGES-ONLINENormă · art. 8 / alin. (1) · forma din 19 septembrie 2025Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    art. 8 / alin. (1)
    (1) Angajatorii prevăzuți la art. 1 au obligația de a întocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariații încadrați cu contract individual de muncă, de a-l păstra în bune condiții la sediul angajatorului sau, după caz, la sediul secundar, dacă este delegată competența încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă, precum și de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.
    Textul în documentul-sursă ↗
  2. Sursa 2: HOTĂRÂRE nr. 295 din 27 martie 2025 privind Registrul general de evidență a salariaților - REGES-ONLINENormă · art. 8 / alin. (2) · forma din 19 septembrie 2025Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    art. 8 / alin. (2)
    (2) În situația în care părțile au optat să utilizeze la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, angajatorii prevăzuți la art. 1 au obligația de a întocmi un dosar de personal în format electronic, cu respectarea prevederilor legale privind arhivarea documentelor în formă electronică, care va fi pus la dispoziția inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.
    Textul în documentul-sursă ↗
  3. Sursa 3: HOTĂRÂRE nr. 295 din 27 martie 2025 privind Registrul general de evidență a salariaților - REGES-ONLINENormă · art. 8 / alin. (3) · forma din 19 septembrie 2025Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    art. 8 / alin. (3)
    (3) Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puțin următoarele documente: actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractului individual de muncă, acte de studii/certificate de calificare, precum și orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în Registru.
    Textul în documentul-sursă ↗
  4. Sursa 4: HOTĂRÂRE nr. 295 din 27 martie 2025 privind Registrul general de evidență a salariaților - REGES-ONLINENormă · art. 8 / alin. (4) · forma din 19 septembrie 2025Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    art. 8 / alin. (4)
    (4) La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligați să îi elibereze acestuia copii ale documentelor existente în dosarul personal, în termen de 15 zile lucrătoare de la data solicitării.
    Textul în documentul-sursă ↗
  5. Sursa 5: HOTĂRÂRE nr. 295 din 27 martie 2025 privind Registrul general de evidență a salariaților - REGES-ONLINENormă · art. 8 / alin. (5) · forma din 19 septembrie 2025Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    art. 8 / alin. (5)
    (5) Documentele sunt eliberate în copie certificată pentru conformitate cu originalul de către reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana împuternicită de angajator.
    Textul în documentul-sursă ↗
  6. Sursa 6: HOTĂRÂRE nr. 295 din 27 martie 2025 privind Registrul general de evidență a salariaților - REGES-ONLINENormă · art. 8 / alin. (8) · forma din 19 septembrie 2025Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    art. 8 / alin. (8)
    (8) Dosarele personale ale fiecărui salariat se păstrează în condiții corespunzătoare, care să asigure securitatea datelor, precum și respectarea prevederilor legale privind protecția datelor cu caracter personal și ale art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, referitoare la statele de plată. Angajatorii răspund pentru asigurarea acestor condiții, precum și pentru orice prejudiciu produs salariatului sau oricărei alte persoane fizice sau juridice prin încălcarea acestor obligații.
    Textul în documentul-sursă ↗
  7. Sursa 7: CODUL MUNCII din 24 ianuarie 2003 (**republicat**) ( Legea nr. 53/2003 )Lege · Titlul II / Capitolul I / art. 16 / alin. (1^1) · forma din 27 aprilie 2026Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    Titlul II / Capitolul I / art. 16 / alin. (1^1)
    (1^1) Părțile pot opta să utilizeze la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată.
    Textul în documentul-sursă ↗
  8. Sursa 8: CODUL MUNCII din 24 ianuarie 2003 (**republicat**) ( Legea nr. 53/2003 )Lege · Titlul II / Capitolul I / art. 16 / alin. (1^2) · forma din 27 aprilie 2026Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    Titlul II / Capitolul I / art. 16 / alin. (1^2)
    (1^2) Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice, semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului, pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă, în condițiile stabilite prin regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, potrivit legii.
    Textul în documentul-sursă ↗
  9. Sursa 9: CODUL MUNCII din 24 ianuarie 2003 (**republicat**) ( Legea nr. 53/2003 )Lege · Titlul II / Capitolul I / art. 16 / alin. (1^3) · forma din 27 aprilie 2026Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    Titlul II / Capitolul I / art. 16 / alin. (1^3)
    (1^3) Contractele individuale de muncă și actele adiționale încheiate prin utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, precum și înscrisurile/ documentele din domeniul relațiilor de muncă se arhivează de către angajator cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, și ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată, și vor fi puse la dispoziția organelor de control competente, la solicitarea acestora.
    Textul în documentul-sursă ↗
  10. Sursa 10: CODUL MUNCII din 24 ianuarie 2003 (**republicat**) ( Legea nr. 53/2003 )Lege · Titlul II / Capitolul I / art. 16 / alin. (1^6) · forma din 27 aprilie 2026Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    Titlul II / Capitolul I / art. 16 / alin. (1^6)
    (1^6) Angajatorul nu poate obliga persoana selectată în vederea angajării ori, după caz, salariatul să utilizeze semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă.
    Textul în documentul-sursă ↗
  11. Sursa 11: CODUL MUNCII din 24 ianuarie 2003 (**republicat**) ( Legea nr. 53/2003 )Lege · Titlul II / Capitolul I / art. 16 / alin. (1^7) · forma din 27 aprilie 2026Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    Titlul II / Capitolul I / art. 16 / alin. (1^7)
    (1^7) La încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă, părțile trebuie să utilizeze același tip de semnătură, respectiv semnătura olografă sau semnătura electronică, în condițiile prezentei legi.
    Textul în documentul-sursă ↗
  12. Sursa 12: CODUL MUNCII din 24 ianuarie 2003 (**republicat**) ( Legea nr. 53/2003 )Lege · Titlul II / Capitolul I / art. 16 / alin. (1^8) · forma din 27 aprilie 2026Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    Titlul II / Capitolul I / art. 16 / alin. (1^8)
    (1^8) Organele de control competente au obligația de a accepta, pentru verificare și control, contractele individuale de muncă și actele adiționale, precum și înscrisurile/documentele din domeniul relațiilor de muncă/securității și sănătății în muncă încheiate în format electronic, cu semnătura electronică, potrivit legii, fără a le solicita și în format letric. La solicitarea acestora, documentele încheiate cu semnătura electronică pot fi transmise în format electronic și anterior efectuării controlului.
    Textul în documentul-sursă ↗
  13. Sursa 13: CODUL MUNCII din 24 ianuarie 2003 (**republicat**) ( Legea nr. 53/2003 )Lege · Titlul II / Capitolul I / art. 16^1 / alin. (2) · forma din 27 aprilie 2026Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    Titlul II / Capitolul I / art. 16^1 / alin. (2)
    (2) Copia contractului individual de muncă se păstrează la locul de muncă definit conform alin. (1) pe suport hârtie sau pe suport electronic, de către persoana desemnată de angajator în acest scop, cu respectarea prevederilor privind confidențialitatea datelor cu caracter personal.
    Textul în documentul-sursă ↗
  14. Sursa 14: CODUL MUNCII din 24 ianuarie 2003 (**republicat**) ( Legea nr. 53/2003 )Lege · Titlul III / Capitolul I / Secţiunea 1 / art. 119 / alin. (1) · forma din 27 aprilie 2026Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    Titlul III / Capitolul I / Secţiunea 1 / art. 119 / alin. (1)
    (1) Angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă definit potrivit art. 16^1 evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de începere și de sfârșit ale programului de lucru, și de a supune controlului inspectorilor de muncă această evidență, ori de câte ori se solicită acest lucru.
    Textul în documentul-sursă ↗
  15. Sursa 15: CODUL MUNCII din 24 ianuarie 2003 (**republicat**) ( Legea nr. 53/2003 )Lege · Titlul III / Capitolul I / Secţiunea 1 / art. 119 / alin. (2) · forma din 27 aprilie 2026Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    Titlul III / Capitolul I / Secţiunea 1 / art. 119 / alin. (2)
    (2) Pentru salariații mobili și salariații care desfășoară muncă la domiciliu, angajatorul ține evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat în condițiile stabilite cu salariații prin acord scris, în funcție de activitatea specifică desfășurată de către aceștia.
    Textul în documentul-sursă ↗
  16. Sursa 16: CODUL MUNCII din 24 ianuarie 2003 (**republicat**) ( Legea nr. 53/2003 )Lege · Titlul IV / Capitolul III / art. 168 / alin. (1) · forma din 27 aprilie 2026Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    Titlul IV / Capitolul III / art. 168 / alin. (1)
    (1) Plata salariului se dovedește prin semnarea statelor de plată, precum și prin orice alte documente justificative care demonstrează efectuarea plății către salariatul îndreptățit.
    Textul în documentul-sursă ↗
  17. Sursa 17: CODUL MUNCII din 24 ianuarie 2003 (**republicat**) ( Legea nr. 53/2003 )Lege · Titlul IV / Capitolul III / art. 168 / alin. (2) · forma din 27 aprilie 2026Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    Titlul IV / Capitolul III / art. 168 / alin. (2)
    (2) Statele de plată, precum și celelalte documente justificative se păstrează și se arhivează de către angajator în aceleași condiții și termene ca în cazul actelor contabile, conform legii.
    Textul în documentul-sursă ↗
  18. Sursa 18: REGULAMENTUL (UE) 2016/679 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor) (Text cu relevanță pentru SEE)Normă · art. 5 / alin. (1) / lit. (c) · forma din 4 mai 2016Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    art. 5 / alin. (1) / lit. (c)
    (c) adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate („reducerea la minimum a datelor”);
    Textul în documentul-sursă ↗
  19. Sursa 19: REGULAMENTUL (UE) 2016/679 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor) (Text cu relevanță pentru SEE)Normă · art. 5 / alin. (1) / lit. (e) · forma din 4 mai 2016Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    art. 5 / alin. (1) / lit. (e)
    (e) păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele; datele cu caracter personal pot fi stocate pe perioade mai lungi în măsura în care acestea vor fi prelucrate exclusiv în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice, în conformitate cu articolul 89 alineatul (1), sub rezerva punerii în aplicare a măsurilor de ordin tehnic și organizatoric adecvate prevăzute în prezentul regulament în vederea garantării drepturilor și libertăților persoanei vizate („limitări legate de stocare”);
    Textul în documentul-sursă ↗
  20. Sursa 20: REGULAMENTUL (UE) 2016/679 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor) (Text cu relevanță pentru SEE)Normă · art. 5 / alin. (1) / lit. (f) · forma din 4 mai 2016Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    art. 5 / alin. (1) / lit. (f)
    (f) prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare („integritate și confidențialitate”).
    Textul în documentul-sursă ↗
  21. Sursa 21: REGULAMENTUL (UE) 2016/679 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor) (Text cu relevanță pentru SEE)Normă · art. 17 / alin. (3) / lit. (b) · forma din 4 mai 2016Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    art. 17 / alin. (3) / lit. (b)
    (b) pentru respectarea unei obligații legale care prevede prelucrarea în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern care se aplică operatorului sau pentru îndeplinirea unei sarcini executate în interes public sau în cadrul exercitării unei autorități oficiale cu care este învestit operatorul;
    Textul în documentul-sursă ↗
  22. Sursa 22: REGULAMENTUL (UE) 2016/679 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor) (Text cu relevanță pentru SEE)Normă · art. 17 / alin. (3) / lit. (e) · forma din 4 mai 2016Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    art. 17 / alin. (3) / lit. (e)
    (e) pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.
    Textul în documentul-sursă ↗
  23. Sursa 23: Legea contabilității nr. 82/1991, republicatăLege · Capitolul III / art. 25 · forma din 4 februarie 2025Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi cele 2 extrase citate
    Capitolul III / art. 25
    timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar
    Textul în documentul-sursă ↗
    Capitolul III / art. 25
    inclusiv pentru statele de salarii.
    Textul în documentul-sursă ↗
  24. Sursa 24: Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile — anexa nr. 1 la OMFP nr. 2634/2015Normă · anexa nr. 1 / lit. C / pct. 36 · forma din 1 august 2024Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi cele 3 extrase citate
    anexa nr. 1 / lit. C / pct. 36
    pe hârtie sau pe suport electronic.
    Textul în documentul-sursă ↗
    anexa nr. 1 / lit. C / pct. 36
    nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007
    Textul în documentul-sursă ↗
    anexa nr. 1 / lit. C / pct. 36
    să poată fi listate în orice moment
    Textul în documentul-sursă ↗
  25. Sursa 25: Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor electronice, republicatăLege · Capitolul IV / art. 7 / lit. a) · forma din 8 octombrie 2024Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    Capitolul IV / art. 7 / lit. a)
    semnătură electronică calificată sau semnătură electronică avansată
    Textul în documentul-sursă ↗
  26. Sursa 26: Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor electronice, republicatăLege · Capitolul IV / art. 8 / alin. (2) · forma din 8 octombrie 2024Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    Capitolul IV / art. 8 / alin. (2)
    fișă în formă electronică
    Textul în documentul-sursă ↗
  27. Sursa 27: Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor electronice, republicatăLege · Capitolul IV / art. 8 / alin. (3) · forma din 8 octombrie 2024Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    Capitolul IV / art. 8 / alin. (3)
    referiri la proprietarul originalului și locația în care se găsește originalul
    Textul în documentul-sursă ↗
  28. Sursa 28: Legea nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale și prestarea serviciilor de încredere bazate pe acesteaLege · Capitolul I / art. 1 / alin. (4)Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    Capitolul I / art. 1 / alin. (4)
    nu se reglementează distinct prin legi speciale.
    Textul în documentul-sursă ↗
  29. Sursa 29: Legea nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale și prestarea serviciilor de încredere bazate pe acesteaLege · Capitolul II / art. 3 / alin. (3)Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    Capitolul II / art. 3 / alin. (3)
    nu afectează valabilitatea sau efectele documentului semnat.
    Textul în documentul-sursă ↗
  30. Sursa 30: Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicatăLege · Capitolul III / Secțiunea I / art. 8 / alin. (1) · forma din 25 iulie 2024Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    Capitolul III / Secțiunea I / art. 8 / alin. (1)
    termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă
    Textul în documentul-sursă ↗
  31. Sursa 31: Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicatăLege · Capitolul III / Secțiunea I / art. 9 / alin. (3) · forma din 25 iulie 2024Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    Capitolul III / Secțiunea I / art. 9 / alin. (3)
    cu avizul Arhivelor Naționale
    Textul în documentul-sursă ↗
  32. Sursa 32: Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicatăLege · Capitolul III / Secțiunea a V-a / art. 27^1 · forma din 25 iulie 2024Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    Capitolul III / Secțiunea a V-a / art. 27^1
    un sistem de management arhivistic, aprobat de Arhivele Naționale
    Textul în documentul-sursă ↗
  33. Sursa 33: Procedura din 20 martie 2026 de acordare/retragere a avizului tehnic pentru sistemele electronice de arhivare — anexa nr. 5 la Decizia ADR nr. 162/2026Normă · anexa nr. 5 / Capitolul I / art. 3Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    anexa nr. 5 / Capitolul I / art. 3
    un sistem electronic de arhivare avizat tehnic de către A.D.R. sau de alte autorități cu atribuții în domeniul arhivării electronice
    Textul în documentul-sursă ↗
  34. Sursa 34: CODUL MUNCII din 24 ianuarie 2003 (**republicat**) ( Legea nr. 53/2003 )Lege · Titlul III / Capitolul I / Secţiunea 1 / art. 119 / alin. (1) · forma din 27 aprilie 2026Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    Titlul III / Capitolul I / Secţiunea 1 / art. 119 / alin. (1)
    (1) Angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă definit potrivit art. 16^1 evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de începere și de sfârșit ale programului de lucru, și de a supune controlului inspectorilor de muncă această evidență, ori de câte ori se solicită acest lucru.
    Textul în documentul-sursă ↗
  35. Sursa 35: Legea contabilității nr. 82/1991, republicatăLege · Capitolul III / art. 25 · forma din 4 februarie 2025Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi cele 2 extrase citate
    Capitolul III / art. 25
    timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar
    Textul în documentul-sursă ↗
    Capitolul III / art. 25
    inclusiv pentru statele de salarii.
    Textul în documentul-sursă ↗
  36. Sursa 36: Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor electronice, republicatăLege · Capitolul IV / art. 8 / alin. (3) · forma din 8 octombrie 2024Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    Capitolul IV / art. 8 / alin. (3)
    referiri la proprietarul originalului și locația în care se găsește originalul
    Textul în documentul-sursă ↗
  37. Sursa 37: HOTĂRÂRE nr. 295 din 27 martie 2025 privind Registrul general de evidență a salariaților - REGES-ONLINENormă · art. 8 / alin. (3) · forma din 19 septembrie 2025Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    art. 8 / alin. (3)
    (3) Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puțin următoarele documente: actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractului individual de muncă, acte de studii/certificate de calificare, precum și orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în Registru.
    Textul în documentul-sursă ↗
  38. Sursa 38: HOTĂRÂRE nr. 295 din 27 martie 2025 privind Registrul general de evidență a salariaților - REGES-ONLINENormă · art. 8 / alin. (8) · forma din 19 septembrie 2025Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    art. 8 / alin. (8)
    (8) Dosarele personale ale fiecărui salariat se păstrează în condiții corespunzătoare, care să asigure securitatea datelor, precum și respectarea prevederilor legale privind protecția datelor cu caracter personal și ale art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, referitoare la statele de plată. Angajatorii răspund pentru asigurarea acestor condiții, precum și pentru orice prejudiciu produs salariatului sau oricărei alte persoane fizice sau juridice prin încălcarea acestor obligații.
    Textul în documentul-sursă ↗
  39. Sursa 39: REGULAMENTUL (UE) 2016/679 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor) (Text cu relevanță pentru SEE)Normă · art. 5 / alin. (1) / lit. (e) · forma din 4 mai 2016Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi extrasul citat
    art. 5 / alin. (1) / lit. (e)
    (e) păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele; datele cu caracter personal pot fi stocate pe perioade mai lungi în măsura în care acestea vor fi prelucrate exclusiv în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice, în conformitate cu articolul 89 alineatul (1), sub rezerva punerii în aplicare a măsurilor de ordin tehnic și organizatoric adecvate prevăzute în prezentul regulament în vederea garantării drepturilor și libertăților persoanei vizate („limitări legate de stocare”);
    Textul în documentul-sursă ↗
  40. Sursa 40: Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile — anexa nr. 1 la OMFP nr. 2634/2015Normă · anexa nr. 1 / lit. C / pct. 36 · forma din 1 august 2024Textul oficial ↗Explicația noastră a actului →
    Vezi cele 3 extrase citate
    anexa nr. 1 / lit. C / pct. 36
    pe hârtie sau pe suport electronic.
    Textul în documentul-sursă ↗
    anexa nr. 1 / lit. C / pct. 36
    nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007
    Textul în documentul-sursă ↗
    anexa nr. 1 / lit. C / pct. 36
    să poată fi listate în orice moment
    Textul în documentul-sursă ↗
Ai nevoie de un avocat? Scrie-ne. Găsim pentru tine un avocat colaborator potrivit cazului tău, care te contactează în cel mult 2 zile lucrătoare. Prima consultație este gratuită și nu te obligă la nimic. Când poate fi util un avocat.

Ghiduri înrudite

Angajarea și prima zi de lucru: contract, documente și verificări — pașii angajatoruluiC01 · 12 MIN · GHID CU MODELExternalizarea administrării personalului și accesul prestatorului la REGESC10 · 8 MIN · GHIDOrganizarea accesului la datele de personal și relația cu prestatoriiC11 · 13 MIN · GHID
SURSA
TOATE SURSELE

    Semnalează o eroare

    Spune-ne ce ai observat. Referința de mai jos se adaugă automat în mesaj. Nu include date personale sau detalii despre cazul tău.

    C10-001 · https://dreptulmuncii.org/ghiduri/dosarul-de-personal-electronic-si-arhivarea/
    Scrie-ne despre eroare

    Instalează pe iPhone sau iPad

    1. Apasă butonul Distribuie din Safari (pătratul cu săgeata în sus).
    2. Alege Adaugă pe ecranul principal.
    3. Apasă Adaugă. Aplicația apare lângă celelalte.

    Ghidurile principale, checklisturile și glosarul rămân disponibile și fără semnal.

    CONTACT · AVOCAȚI COLABORATORI

    Scrie-ne

    1. Scrii pe scurt ce s-a întâmplat.
    2. Echipa DreptulMuncii.org citește mesajul și alege un avocat colaborator potrivit cazului tău.
    3. Avocatul te contactează în cel mult 2 zile lucrătoare. Prima consultație este gratuită și nu te obligă la nimic. Numele și datele tale de contact îi sunt arătate doar după ce confirmă că preia cererea.

    Site-ul nu primește comision. Dacă vrei să continui după prima consultație, onorariul îl stabilești direct cu avocatul.

    Scrie pe scurt ce s-a întâmplat și ce întrebare ai. Numele și datele de contact pune-le în câmpurile de mai sus. Nu include CNP, date de card sau de cont, detalii medicale amănunțite sau copii ale actelor: avocatul ți le va cere, dacă e nevoie.

    Cum folosim datele: Confidențialitate.

    Gratuit · fără comision